روابط عمومی؛ پل ارتباطی یا دیوار سوءتفاهم
روابط عمومی در هر سازمان، فقط یک بخش اداری یا تشریفاتی نیست. روابط عمومی جایی است که باید صدای مردم را بشنود و حرف سازمان را هم درست، روشن و بهموقع به جامعه برساند که اگر این ارتباط درست شکل بگیرد، هم اعتماد مردم به آن سازمان بیشتر میشود هم فاصلهها کمتر. اما واقعیت این است که این اتفاق همیشه آنطور که باید رخ نمیدهد.
علیالخصوص امروزه که سرعت انتشار خبر خیلی مهم شده، روابط عمومیها بیشتر از هر زمان دیگری باید دقیق، سریع و مسئولانه عمل کنند. با این حال، هنوز چالشهایی وجود دارد که باعث میشود ارتباط میان سازمانها و نشریه آنطور که باید، شفاف و مؤثر نباشد.
اطلاعرسانی دیرهنگام
یکی از سادهترین حقوق و وظایف رسانهها این است که اطلاعات را بهموقع دریافت و منتشر کنند. اما هنوز در بسیاری از مواقع، خبرها دیر میرسد یا پاسخگویی با تأخیر انجام میشود. این تأخیر فقط یک ضعف کاری نیست؛ نتیجهاش این است که هم رسانه از خبر جا میماند و هم مردم دیرتر در جریان موضوعات قرار میگیرند. گاهاً پیش آمده که برای گرفتن یک خبر، یا آمار یا یک توضیح کوتاه، باید ده بار زنگ بزنی، چند بار حضوری بروی، پیامک بزنی و آخرش هم شاید پاسخی نگیری!
به گونهای که انگار وقت، فقط برای آنها ارزشمند است و دیگران هیچ. این روند، خبرنگار را خسته ودلزده میکند و باعث میشود اعتماد بین خبرنگار و مسئولان کم شود. وقتی اعتماد کم شود، ارتباط قطع میشود. آنوقت است که مردم در بیخبری میمانند یا اخبار نادرست را میشنوند.
تبلیغ به جای اطلاعرسانی
روابط عمومیها قرار است واقعیت را بیان کند، نه اینکه فقط از موفقیتها بگوید. وقتی نشستهای خبری فقط محلی برای گفتن دستاوردها تبدیل میشود و مسائل اصلی مردم یا انتقادها نادیده گرفته میشود، طبیعی است که فاصله میان حرف رسمی و واقعیت بیشتر شود. اینجاست که اعتماد مردم آسیب میبیند و رسانه هم از نقش اصلی خود دور میشود. چه بسا در جلسهای خبری یا شورای اداری حضور پیدا کردی که در آن جلسه متوجه میشوی فرصتی شده تا آقای مسئول، فقط از موفقیتهای خودش بگوید. اما دریغ از اطلاع از مردم و مشکلات شهر و از دغدغههای واقعی خبری نیست. مثل این است که خبرنگار آمده تا فقط تبلیغ موفقیتهای یک اداره را بشنود و منعکس کند!
پیش آمده که وقتی خبری را از روابطعمومی میگیریم، همیشه بوی «گل و بلبل» میدهد. فقط حرف از موفقیتها و پیشرفتهاست. انگار نه انگار که مشکلاتی هم در شهرستان وجود دارد!
انتشار گزینشی خبر
چه بسا پیش آمده که خبرنگار در جلسهای حضور نداشته و روابط عمومی آن اداره خبر را ارسال میکند که بدون هیچ کاستی در نشریه درج شود. اما وقتی مطالعه میکنی متوجه میشوی فقط بخشهای مثبت یک موضوع منتشر شده و بخشهای مهم دیگر نادیده گرفته شده است. این شیوه اطلاعرسانی، تصویری کامل از واقعیت به مردم نمیدهد. خبرنگار به دنبال خبر منفی نیست؛ به دنبال خبر درست است. اگر حقیقت بهصورت ناقص منتقل شود، دیگر نمیتوان از رسانه انتظار داشت که نقش واقعی خود را در آگاهسازی جامعه انجام دهد.
راهحل چیست؟
برای بهتر شدن این وضعیت، روابط عمومیها باید نقش خود را جدیتر ببینند. روابط عمومی نباید فقط منتشرکننده بیانیه باشد، بلکه باید مرکز ارتباط، پاسخگویی و شفافسازی باشد.
این هدف زمانی محقق میشود که:
- اطلاعات کامل و شفاف در اختیار نشریه قرار بگیرد
- پاسخگویی سریع و دقیق جای سکوت و تأخیر را بگیرد
- در کنار خبرهای خوب، مشکلات و چالشها هم دیده شوند
- آموزش و بهروز شدن در حوزه رسانه و ارتباطات جدی گرفته شود
که در این صورت اگر روابط عمومیها خود را بخشی از راهحل بدانند، میتوان امیدوار بود که ارتباط میان سازمانها و مردم بهتر، صادقانهتر و مؤثرتر شود.
هرچند با همه مشکلات ذکر شده، ما روابطعمومیها را مقصر اصلی نمیدانیم؛ میدانیم که آنها هم تحت فشارند. اما باید بپذیرم که رسالت اصلی روابطعمومی، شفافیت و ارتباط مؤثر با نشریه و رسانه است، نه کنترل خبر و تبلیغ فعالیتهای انجام شده. که اگر روابطعمومیها، مردم و رسانه را شریکان اصلی توسعه بدانند، آن وقت این دیوار بلند، تبدیل به همان پل ارتباطی شود که شهرستان ما به آن نیاز دارد. پلی که حرف مردم را به مسئولان برساند و توضیحات مسئولان را به مردم.
روز روابط عمومی و ارتباطات، فرصتی است برای یادآوری این حقیقت ساده، اما مهم که هیچ سازمانی بدون ارتباط مؤثر، ماندگار نمیشود. روابط عمومی اگر درست دیده شود، فقط یک واحد اداری نیست؛ بخشی از روح یک مجموعه و ادراه و سازمان است.
