بخش چهارم
با لحنی آرام صحبت کنید
پشت تلفن همیشه لحنی آرام داشته و به تُن صدایتان توجه کنید.
صدای شما نباید خیلی بلند و آزار دهنده و نه خیلی آرام باشد که مخاطبتان نتواند آن را بشنود.
در گوشی تلفن سرفه یا عطسه نکنید
باید در هنگام عطسه و یا سرفه صورت خود را از گوشی تلفن فاصله دهید و بلافاصله از فرد پشت خط عذرخواهی کنید.
زیرا باعث شده‌اید تا مکالمه قطع شود.
اجازه ندهید چیزی مکالمه‌تان را قطع کند
هنگام صحبت با تلفن اجازه ندهید چیزی مکالمه‌تان را قطع کند و اگر مجبور به ایجاد وقفه در مکالمه شدید، بگویید، «لطفاً یک لحظه عذر من را بپذیرید، فوراً برمی‌گردم.»
و وقتی برگشتید بگویید، «ممنونم که منتظر ماندید.»
سؤال‌های شخصی نپرسید
برخی از افراد بدون ملاحظه و فکر، سؤال‌های شخصی از فرد مقابل‌شان می‌پرسند و به ناراحت شدن او اهمیتی نمی‌دهند.
پرسیدن سؤالات شخصی در صحبت‌های رودررو نیز صورت می‌گیرد، اما در پشت تلفن شرایط را برای مخاطب سخت‌تر می‌کند.
زیرا در صحبت‌های رو در رو به راحتی می‌توانید از حالت‌های چهره و زبان بدن فرد مقابل‌تان متوجه شوید که از پاسخ دادن به این سؤال فراری است یا نه و خودتان بحث را تغییر دهید.
اما در پشت تلفن این امکان وجود ندارد. به همین دلیل فرد مقابل از نظر روحی بیشتر آسیب می‌بیند.
قبل از پرسیدن سؤالات‌تان به این فکر کنید که آیا دانستن پاسخ این سؤال به شما ارتباطی دارد؟
آیا شما می‌توانید مشکلی را از مخاطبتان حل کنید؟
به زمان توجه داشته باشید
طولانی صحبت کردن و بی‌توجهی به ساعت، زمان زیادی را از فرد مقابل‌تان تلف می‌کند.
حتی اگر تصور می‌کنید که فرد پشت خط هیچ کاری برای انجام دادن، ندارد، باز هم نباید به زمان بی‌توجه باشید.
برای زمان فرد پشت خط، ارزش قائل شوید و کوتاه صحبت کنید.
شاید لازم باشد برخی از صحبت‌های خود را به دیدار‌های حضوری موکول کنید.
اگر قصد دارید طولانی صحبت کنید، بهتر است قبل از شروع از فرد مقابل‌تان بپرسید که چقدر زمان برای صحبت کردن دارد.
ترتیب پایان مکالمه
ادب حکم می‌کند که مکالمه را فردی که تلفن زده، به پایان برساند.
اما اگر فرد پشت خط بیش از اندازه زمان شما را گرفته، می‌توانید با یک عذرخواهی به تماس خاتمه دهید.
ادامه دارد
